Digitalisierung
Digitalisierung ist weit mehr als nur der Einsatz von Softwarelösungen. Sie setzen bestimmt aktuelle Softwarelösungen für die Erstellung Ihrer Angebote, Lieferscheine und Rechnungen ein, oder? Doch wie bekommt man die vielen Papierschnittstellen eliminiert?
Softwareauswahl- & Optimierung von Geschäftsprozessen
Softwareauswahl mit System
Die erfolgreiche Auswahl und Einführung der richtigen, passenden IT-Systeme ist kein Hexenwerk, sondern basiert auf gute Vorbereitung und ist ein gut organisierter Prozess. Diese Methodik habe ich so ausgearbeitet, dass daraus eine, nachvollziehbare und leicht verständliche Schritt für Schritt-Anleitung entsteht. Das sorgt dafür, dass sie möglichst effizient zum Ziel gelangen und sich neue Systeme reibungslos in Ihre Prozesse integrieren.
Gerade bei der Auswahl und Einführung von Warenwirtschafts-Systemen fühlt sich der deutsche Mittelstand allein gelassen und steht vor einer seltenen Herausforderung – für mich ist die erfolgreiche Durchführung Tagesgeschäft!Auf Basis der ermittelten Abläufe erstelle ich für Unternehmen einen strukturierten Anforderungskatalog, der als Grundlage für die weitere Arbeit dient. Gemeinsam mit dem Kunden und vor mit seinen Mitarbeitern wird der aktuelle Ist-Stand ermittelt und alle IT-Anforderungen aufgenommen. Dabei werden nicht nur die Anforderungen an das System, sondern auch die Unternehmensprozesse betrachtet. So können sowohl Software als auch neue, gewünschte Prozesse perfekt integriert werden.
Der fertige Anforderungskatalog ist ein optimaler Ausgangspunkt für die Kommunikation mit Systemanbietern und quantitativen Auswertungen. Das ermöglicht die Durchführung einer vergleichenden Kosten-Nutzen-Analyse der Anbieterlösungen.
Potenzielle, geeignete IT-Systemanbieter werden identifiziert und verdichtet. Anhand eines vordefinierten Prozess-oder Produktdurchlaufs (ähnlich einem Drehbuch) werden vergleichbare Anbieter-Systempräsentationen und Referenzbesuche bei Anwendern eingefordert. Die gesammelten objektiven und subjektiven Ergebnisse werden gewichtet, analysiert und gemeinsam ausgewertet. Die Gesamtkosten der vorausgewählten Systeme werden geprüft und den Leistungen gegenübergestellt.
Auf Basis dieser Ergebnisse ist eine Vergleichbarkeit der Anbieter möglich und unterstützt die unternehmerische Entscheidung. Die Vertragsverhandlung, -prüfung und auch der Vertragsabschluss werden durch mich unterstützend begleitet.
Anzeichen, dass es Zeit für einen Wechsel oder eine Überprüfung ist!
1. Es ist noch kein ERP/WWS-System im Einsatz
Mag sein, dass Ihr Unternehmen bisher sehr erfolgreich auch ohne System zurechtkam. Doch verpassen Sie nicht die Chance, für die Zukunft gerüstet zu sein. Beginnen Sie mit einer Überprüfung Ihrer Abläufe und machen Sie sich fit für die Zukunft.
2. Die Produktivität sinkt
Trotz starker Kontrollen und ständigen Ablaufanpassungen, Ihre Produktion liefert nicht die erforderlichen Stückzahlen und Kundentermine können nicht eingehalten werden? Wenn der administrative Aufwand zur Bearbeitung von Aufträgen in einem viel zu hohen Verhältnis zur Produktionsmenge und der Leistung steht, wird häufig der Fehler bei den Mitarbeitern und der Planung gesucht. Doch oftmals lauern die Störenfriede im System. Veraltete Stammdaten und fehlende Berechnungen verfälschen die Ergebnisse, zwingen die Mitarbeiter in aufwändige manuelle Nachpflegen und Korrekturen.
3. Fehlende Flexibilität in Ihren Abläufen
Flexibilität und Anpassungsfähigkeit auf Veränderungen in den Geschäftsprozessen gehören heute zu modernen Systemlösungen. Doch statt eines Wechsels wird lieber ein Weg um das bestehende System herum gesucht. Machen Sie Schluss mit diesem Verharren in alten Strukturen. Ihre Kunden und Ihre Mitarbeiter werden es Ihnen danken
4. Ihre Mitarbeiter „verfluchen“ das aktuelle System
Fehlende Updates, ausgelassene Releasewechsel oder veraltete Anpassungen, die kein Mensch mehr nachvollziehen kann, stören die täglichen Aufgabenerledigungen. Dann wird mit viel Liebe und Aufwand eine parallele, vermeintlich prüfbare Umgebung geschaffen. Excel, Word und Access werden zu Hilfe genommen, um einen verständlichen Überblick zu erhalten. Das Vertrauen in die Systemlösung ist dahin, doch keiner wagt, den „großen Schritt“ vorzuschlagen. Dabei sind die bereits entstehenden Kosten im Alltag wesentlich höher, als die Anschaffung eines leistungsstarken und passenden Systems.
5. Ihnen fehlen wichtige Kennzahlen und der Überblick
Sie leiten Ihr Unternehmen mit Kennzahlen. Gut! Oder auch nicht gut! Denn die Zahlen, die Sie brauchen, kommen nicht aus dem „teuren“ System, sondern werden auf Ihren Wunsch hin von Mitarbeitern „zusammengestellt“. Grund dafür sind entweder fehlende Kenntnisse wie man an die erforderlichen Zahlen im System gelangt oder, weil das aktuelle System diese nicht bereithält. Doch es gibt heute wirklich gute, stabile und verlässliche Systeme, die bereits im Standard über „Chefauswertungen“ und immer aktuelle Dashboards verfügen. Ihre Mitarbeiter sollten besseres zu tun haben, als Zahlen für Sie zusammen zu stellen, die bereits in dem Moment der Fertigstellung nicht mehr aktuell sind.
6. Das Unternehmen hängt in alten Geschäftsprozessen fest
Als Sie noch Bestellungen ausgedruckt und per Post oder Fax verschickt haben, war die Welt noch in Ordnung. Doch heute sollte das Ganze per Mail direkt aus dem System erfolgen. Leider verfügt Ihr System nicht über diese Funktion. Auch wollen Sie Rechnungen direkt per Mail verschicken – aber auch das funktioniert nur auf manuellem Wege. Nehmen Sie den Fuß von dieser Bremse. Es kostet zu viel Zeit und vor allem die kostbaren Nerven Ihrer Mitarbeiter. Moderne ERP- und Warenwirtschaftssysteme können das. Und noch viel mehr!
7. Veraltete unsichere Systemumgebung
Ein wirklicher Klassiker sind die veralteten Betriebssysteme von Systemlösungen. Eine Anhebung auf eine aktuelle Version – um auch die notwendigen Sicherheitspakete zu bekommen – kann bedingt durch die Anforderungen der Software-Lösung – nicht stattfinden. Ein erster gern genommener Zwischenschritt ist die Virtualisierung von Serverlandschaften, doch spätestens bei der Anbindung von anderen Systemlösungen oder bei der Erstellung von Auswertungen, kann das Ganze einen erheblichen internen Aufwand auslösen. Natürlich stellt sich die Frage, wann und ob sich der Aufwand einer Neuanschaffung lohnt. Sie wollen doch aber ihr Unternehmen über nächsten 10 Jahre weiterführen, oder?
Und klar fällt es leichter in eine größere Maschine zu investieren. Doch in unserem digitalen und it-technischem Zeitalter entscheiden nicht nur die Fertigungsausstattungen über den weiteren Erfolg eines Unternehmens.
Nutzen Sie die Chance sich durch diesen Dschungel der Entscheidungen und Wege zu navigieren lassen.