GoBD-VERFAHRENS­-
DOKU­MENTATION

GoBD – betrifft jeden steuerpflichtigen Selbstständigen.
Eigentlich sollte hierzu alles gesagt, und jeder bereits auch alles getan haben. Doch Fakt ist, jeder Dritte weiß nicht einmal, was die GoBD überhaupt regelt.

Manch einer oder eine hat noch nicht einmal eine Ahnung, dass es sie gibt. Und auch jetzt werden Einige abwinken – das ist doch nur was für die Größeren. Für uns Kleinen ist das doch nicht relevant.

Tatsächlich? Die GoBD gehen jeden an und gelten für alle Selbstständigen und Unternehmer, egal, wie sie ihre Gewinne und Verluste ermitteln. Und um es gleich vorweg zu nehmen, auch Kleinstunternehmer und Freiberufler wie Ärzte, Architekten oder Schriftsteller und Journalisten sind betroffen. Kurz gesagt, sobald der Jahresumsatz 17.000 € überschreitet.

Und auch wenn der Schwager oder der gute Bekannte behaupten, musste nicht machen – doch müssen Sie!

Wer jetzt noch nicht gehandelt hat, oder sich gemeinsam mit seinem Steuerberater auf die digitale Buchprüfung vorbereitet hat, sollte handeln. Warum? Um keine Strafen zu riskieren und im schlimmsten Falle die Verwerfung der Buchführung zu vermeiden. Auch der Verlust des Vorsteuerabzuges und damit verbundene hohe Nachzahlungen sind möglich.

Nachgefragt: Was ist das? Die GoBD?

Grob gesagt, ist die GoBD eine sehr umfassende, die digital erzeugten, steuerlich relevanten Daten betreffende Verwaltungsvorschrift und ist in erster Linie eine Anleitung für Steuerprüfer. Sie regelt die ordnungsgemäße Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie den Datenzugriff, die Archivierung und die Revisions- und Manipulationssicherheit von digital erzeugten Belegen.

Sie definiert die Anforderungen an die Erstellung, den Umgang und die Speicherung digitaler Dokumente. Diese müssen dauerhaft unveränderbar sein, was z.B. nicht der Fall ist, wenn man eine Textverarbeitung zum Schreiben seiner Rechnungen nutzt und die Rechnungen danach als Word-Datei einfach in einem Ordner auf der Festplatte speichert. Im Nachhinein könnte man hier Änderungen vornehmen und das will das Finanzamt verhindern.

Auch wenn die GoBD kein Gesetz sondern „nur“ ein Schreiben des Bundesministeriums für Finanzen ist, sie ist bindend. Ausnahmen gibt es keine!
Alle Unternehmer, die sich mit Gewinnerzielungsabsicht am Markt positionieren, sind betroffen. Großer oder kleiner Gewinn ist da nicht von Bedeutung. Ob Sie eine Bilanz erstellen oder mit einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung den Gewinn ermitteln, ist nicht entscheidend. Die GoBD ist für alle da. Ob wir wollen oder nicht.

OFFICE, OPENOFFICE & CO

In den letzten Wochen hatte ich öfter Gelegenheit mit Freiberuflern, Einzelunternehmern, Beraterkollegen, Trainern und Coaches über dieses Thema zu sprechen und bin gelinde gesagt erschrocken über so viel Naivität und Gottvertrauen.

Auf die Frage: Wer erstellt seine Rechnungen mit Hilfe einer Textverarbeitung oder einer Tabellenkalkulations-Software erntete ich verständnislose Blicke. Erst mit dem Verweis auf Word, Excel & Co. klarten sich die Blicke auf. Doch schon mit meiner nächsten Frage kehrte das Unverständnis zurück.

Wer von Ihnen glaubt, dass er damit die Anforderung der GoBD erfüllt? Der vorsichtige Blick zum Sitznachbarn brachte keine Erkenntnis. Er rätselte auch noch. Für mich ist diese Reaktion die Bestärkung, meinen ganz persönlichen Aufklärungsfeldzug vorzusetzen und auszuweiten.

Denn es gibt noch viel zu Viele unter uns, die nicht gerüstet sind für die digitale Zukunft. Dabei will ich helfen. Auch mit diesem Artikel.

Warum hat mir mein Steuerberater nicht gesagt, dass ich etwas falsch mache?
Einfache Antwort – weil er es nicht weiß und auch nicht wissen kann!. Denn nicht er erstellt die Rechnungen, sondern Sie! Er sorgt dafür, dass seine Buchhaltung der GoBD entspricht, und hat Ihnen bestimmt auch schon von den neuen, sehr engen Fristen berichtet. Doch vorher soll er wissen wie und in welchem Umfeld Sie die Rechnung erstellen. Er kennt sich aus mit den steuerlichen Aspekten und Regeln, doch woher soll er wissen wie eine Software oder eine Textverarbeitung arbeitet. Möglicherweise kennt er den Absatz 1.11 Datenverarbeitungssysteme Haupt-, Vor- und Nebensysteme, doch wie genau die Systeme arbeiten wird sich i.d.R. seinem Wissen entziehen.
Wenn ich mit Word eine Rechnung erstelle, dann ist das GoBD konform?
Wieder eine einfache Antwort, nein! Außer Sie speichern die Rechnungen nicht ab. Ja, Sie haben richtig gelesen. Wenn Sie eine Rechnungsvorlage immer wieder neu befüllen und die Rechnung direkt ausdrucken, ohne zu speichern, dann handelt sich um keinen Datenverarbeitungsprozess im Sinne der GoBD. Wenn Sie die in Word oder Excel erstellte Rechnung jedoch in einem Verzeichnis auf Ihrem Rechner, Laufwerk oder Server speichern, dann verstoßen Sie gegen die GoBD. Warum? Weil Sie diese Rechnung dann nicht unveränderbar erstellt haben und diese nicht revisionssicher abgelegt ist.
Wenn ich die Rechnung dann als PDF ablege, dann ist das doch konform, oder?
Nein! Auch wenn Sie gehofft haben, mit diesem Vorgehen der Anforderung gerecht geworden zu sein, muss ich Sie enttäuschen. Das ist kein revisions- und manipulationssicherer Ablauf. Denn Textdateien können jederzeit geändert werden und PDFs können ebenfalls immer wieder unter dem gleichen Namen abgespeichert werden. Bei einer Prüfung kann nicht einwandfrei festgestellt werden, ob dies eine Originalrechnung ist, oder ob Änderungen – egal welcher Form – und wann Änderungen vorgenommen wurden. Zitat Haufe Online Redaktion:

Wird ein Beleg mit einem Office-Programm (WORD, EXCEL, OpenOffice, usw.) erstellt und gespeichert, gilt er als digitaler Beleg, und muss in einem GoBD-konformen Datei-Management-System (DMS) gespeichert werden. Ein normaler Dateimanager (Windows, Mac usw.) reicht hier nicht aus.

Unveränderbarkeit von Buchungen und Aufzeichnungen

Ist jetzt die Rückkehr zur handgeschriebenen Papierrechnung, die mit der Post verschickt wird, angesagt?

Soweit sollte man nicht gehen. Denn der Versandweg selbst ist sogar ziemlich egal, wenn, ja wenn eine rechtskonforme Speicherung und Archivierung erfolgt.

Ohne Ausnahme müssen alle Dateien unveränderbar sein. Jede vorgenommene Änderung bzw. neue Version muss sorgfältig und eindeutig dokumentiert sein. Dazu brauchst es ein Dokumentenmanagement. Einfach nur auf der Festplatte speichern ist ungenügend. Außerdem wünschen sich Betriebsprüfer eine Verfahrensdokumentation.

Das bedeutet: Ein einfaches Ablagesystem, dass alle Dateien in einem Ordner vereint und eine Excel-Tabelle auf der ein Freiberufler oder Kleinunternehmer seine Rechnungsnummern und Zahlungsziele vermerkt, reichen nicht aus.
Das Ablagesystem darf nicht manipulierbar sein. Unbefugte dürfen nicht daran manipulieren können. Es darf nicht vor Ende der Aufbewahrungsfristen durch einen Festplatten-Crash auf ewig im digitalen Nirwana verschwinden. Auch die Lesbarkeit muss über die Aufbewahrungsdauer immer gewährleistet sein und ein sachkundiger Mensch muss verstehen können, was da wie abgelegt ist und zusammenhängt. Verfügbare, aktuelle Rechnungs- und Buchhaltungssoftware leisten das bereits.

Was genau verlangt die GoBD von Selbstständigen?

In erster Linie geht es darum, die Speicherung digitaler Dokumente zu regeln und sicherzustellen, dass diese dauerhaft unveränderbar sind. Das ist z.B. nicht der Fall, wenn eine Textverarbeitungssoftware zum Schreiben der Rechnungen genutzt und die Rechnungen danach z.B. als Word-Datei in einem Ordner auf der Festplatte gespeichert wird. Im Nachhinein ist es möglich, hier Veränderungen vorzunehmen, ohne dass es von „Außen“ erkennbar ist. Und genau das will das Finanzamt verhindern.

Auch wer anschließend das Word Dokument oder die Excel-Datei in ein PDF umwandelt und dieses dann in einem eigenen Verzeichnis speichert, arbeitet nicht konform der GoBD.

Dabei spielt es auch keine Rolle, ob man die Rechnung danach ausdruckt und ablegt. Denn, es gibt einen elektronisch erzeugten Beleg, den man den Anforderungen der GoBD entsprechend auch elektronisch ablegen muss.

WIE SIEHT ES MIT PAPIERRECHNUNGEN AUS?

Wer beim Erstellen von Rechnungen keine digitale Kopie ablegt, sondern z.B. nur eine Vorlage in einer Textverarbeitung nutzt, die nach dem Drucken wieder weg ist, muss diese nicht digital sichern. Wenn die Rechnungserstellung in einer konformen Systemlösung (Faktura, Warenwirtschaft oder ERP-Software) erstellt werden, ist man auf der sicheren Seite. Wichtig ist aber auch hier: sich vorher schriftlich zusichern lassen, das die systemtechnischen Abläufe GoBD-konform sind!

Auch bei Eingangsrechnungen per Post ist eine digitale Sicherung nicht zwingend notwendig. Hier reicht dem Betriebsprüfer (bisher) die originale Papierrechnung. Dennoch ist die Entwicklung gerade bei Selbstständigen im Netz so, dass immer mehr steuerrechtlich relevante Dokumente per Mail kommen oder zum Beispiel heruntergeladen werden können. Diese digitalen Dokumente müssen alle zeitnah gesichert werden.

Deshalb macht es Sinn Papier-Eingangsrechnungen nach dem Eingang zu scannen und GoBD-konform zu sichern. Dann braucht man das Papier-Original ggfls. nicht mehr aufzubewahren. Hier ist eine Abstimmung mit dem Steuerberater und dem Finanzamt angeraten.

Wichtige Anforderungen der GoBD
  • Unveränderbare Aufbewahrung
    Ein zentraler Punkt der GoBD ist, dass die Belege unveränderbar erstellt und aufbewahrt werden müssen.
  • Zeitnahe Sicherung
    Statt wie früher einfach die Belege dann zusammen zu suchen, wenn man sie z.B. für die Buchhaltung benötigt, muss man diese nun zeitnah sichern.
  • Dauerhafter Zugriff
    Die gesicherten Belege müssen entsprechend den Aufbewahrungsfristen (z.B. 10 Jahre bei Rechnungen) verfügbar sein. Natürlich müssen so lange dann auch alle Belege vollständig verfügbar und einsehbar sein.
  • Nachweis des Erhalts
    Nicht vergessen werden sollte, dass man auch die Mails sichern muss, mit denen elektronische Eingangsrechnungen oder Gutschriften eintreffen. Hierzu gab es aber eine wichtige Aktualisierung. Nur wenn in den Mails auch abrechnungsrelevante Informationen beinhaltet sind, müssen diese vollständig archiviert werden. Dient die Mail nur als „Transportmittel“ dann wird sie wie ein Briefumschlag behandelt.
    E-Mails mit geschäftlichen Inhalten und Anhängen sollten grundsätzlich nicht einfach gelöscht werden. Eine regelmäßige Archivierung verschafft einem häufig auch die Sicherheit, dass das Postfach nicht überläuft und man bei Bedarf auf die „alten“ Vorgänge wieder zugreifen kann. E-Mails sind Dokumente im Sinne der GoBD und des Datenschutzes.

Ganz allgemein gesprochen: E-Mails sind Dokumente im Sinne der GoBD und des Datenschutzes.

Mein Versprechen:

Nachdem ich jetzt bereits seit 2005 in der Beratung tätig bin, weiß ich, dass die Beraterzunft nicht den allerbesten Ruf hat. Darüber zu philosophieren würde hier den Rahmen sprengen.

Mir ist wichtig, dass die Chemie stimmt. Deshalb lernen wir uns am besten in einem persönlichen für Sie kostenfreien Erstgespräch kennen.

Vereinbaren wir ein Kennenlern-Termin, bei dem wir erst einmal grob über das Anliegen (Problem) sprechen und finden gegenseitig heraus, ob es passt oder nicht.

Ich biete Ihnen:

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